Entregar valor de la manera más rápida y eficiente posible es quizá el desafío que convierte a la gestión de proyectos en un tópico más que relevante y necesario de abordar. En un mundo tan dinámico, resulta intuitivo pensar que la simplicidad, la rapidez y la eficiencia son claves para lograr el éxito.

Si estás gestionando un proyecto y te estás volviendo loco, o te interesa saber cómo lograr esa entrega de valor de la manera más óptima, quédate acá, que vamos a ver dos principios y una filosofía de vida que pueden ayudarte.

Dos principios, una filosofía

El principio de diseño KISS (Keep it simple, stupid!) sostiene que "un sistema funciona mejor si se mantiene simple, no complejo". Este enfoque optimiza los tiempos de desarrollo al buscar la forma más simple de implementar un requerimiento, mejora la experiencia de usuario y la adopción del producto al hacer interfaces minimalistas, y minimiza potenciales errores producto de complejidad innecesaria. En síntesis, facilita la mantenibilidad del software.

Por otro lado, el término MVP (Minimum viable product) dentro del desarrollo ágil hace referencia a una estrategia donde se lleva a producción un producto de software que contiene las mínimas características necesarias para que los early adopters lo prueben y den feedback. Esto permite a los stakeholders validar sus hipótesis y aprender rápidamente de las necesidades reales del mercado.

Si bien ambos son principios a aplicar en contextos diferentes, podemos decir que persiguen una filosofía en común:

"Empezá con algo pequeño, simple, y evaluá el resultado."

 

Gestión simple

Llamamos gestión de proyectos a la actividad que consiste en organizar, ejecutar y dar cierre al trabajo de un equipo para alcanzar objetivos específicos, asegurando el cumplimiento de los criterios de éxito dentro de los límites de tiempo y presupuesto establecidos por la empresa u organización.

Es por esto que las actividades de planificación son fundamentales para estructurar y priorizar las tareas, garantizando un uso eficiente de los recursos. Además, la comunicación clara es esencial para alinear expectativas y mantener una colaboración efectiva entre todos los involucrados. Por otra parte, el control de riesgos resulta clave para anticipar posibles obstáculos, permitiendo implementar medidas que aseguren el buen desarrollo del proyecto. Estas actividades no tienen por qué resultar complejas de abordar o resolver. Al contrario, cuanto más simple, mejores resultados.

1. Planificación simple

Una de las trampas de metodologías en "cascada" es querer tener todo planificado y claro desde el primer momento. El mundo que nos rodea, los negocios para los que trabajamos, están en constante cambio. No por nada el manifiesto ágil sostiene que "valoramos la respuesta al cambio más que el seguimiento de un plan".

Nos resulta entonces intuitivo pensar que una planificación simple implica iniciar con un plan que aborde únicamente lo esencial para poner en marcha el proyecto. De hecho, esto es un MVP. Este enfoque no solo permite ahorrar tiempo y recursos, sino que también deja espacio para la flexibilidad y la adaptación, esto a medida que vamos avanzando. Así, el plan puede expandirse y ajustarse basado en resultados reales y en feedback recibido, evitando la parálisis por análisis, y promoviendo la mejora continua y el aprendizaje a través de la experiencia directa.

2. Control simple de riesgos

En el control de riesgos también podemos hacer las cosas simples. A través de una matriz de riesgos podemos identificar primero los riesgos más críticos, aquellos que podrían tener el mayor impacto negativo en el proyecto si no se gestionan adecuadamente. En lugar de intentar prever todos los posibles escenarios negativos, esto te permite concentrarte en los riesgos más inmediatos y probables, implementando en primer lugar medidas preventivas o mitigadoras, estrategias que sean simples y fáciles de llevar adelante.

Este enfoque no solo reduce la complejidad, sino que también permite una respuesta rápida y eficiente ante cualquier problema que surja, lo que es clave en un entorno dinámico y cambiante. A medida que el proyecto avanza y se tiene una mejor comprensión de los riesgos, se pueden desarrollar y aplicar estrategias más elaboradas si es necesario, siempre basadas en la experiencia y los resultados obtenidos hasta el momento.

3. Comunicación simple

He visto una y otra vez equipos complicarse la vida y generar malos entendidos con clientes por no haber gestionado correctamente la comunicación. Quizá sea el lugar donde más aplica la idea de "menos es más". Mantener los mensajes claros, directos y libres de jerga innecesaria facilita que todos los miembros del equipo y las partes interesadas comprendan la información de manera efectiva, reduciendo o eliminando los malos entendidos.

La comunicación entre las partes debe centrarse en lo fundamental: "lo que el otro necesita saber para avanzar a la próxima etapa inminente". Esto implica resolver solo lo que necesitamos resolver, y nada más. Cuando no somos conscientes de esto es que aparecen las típicas semanas plagadas de llamadas interminables, decenas de correos electrónicos que nadie responde nunca, pedidos inefectivos ni fechas pactadas, entre otros síntomas.

Cuando nuestras conversaciones tienen un claro foco en el próximo objetivo, entonces vamos a poder coordinar esfuerzos y recibir feedback sobre el producto que estamos desarrollando. Luego sí hablaremos del próximo objetivo. Este proceso iterativo de comunicación asegura que la información proporcionada siempre sea relevante y adecuada al contexto, evitando la sobrecarga de información y facilitando un flujo de trabajo más ágil y coordinado.

Una simple conclusión

Esta filosofía de "empezá con algo pequeño, simple, y evaluá el resultado" en la gestión de proyectos puede ser una herramienta poderosa para mejorar tu eficiencia y éxito en el día a día. La proactividad y la resolutividad son esenciales para tomar acción de forma inmediata, analizar los resultados, y seguir avanzando. Como en una Sprint Retrospective, la transparencia, la introspección y la adaptabilidad te van a permitir ajustar y perfeccionar las estrategias de gestión en la medida que obtengas resultados y feedback.

Hacer las cosas simples no solo te va a reducir el estrés y la incertidumbre, sino que también va a fomentar la buena onda y la superación de tu equipo.

Tenés el poder de ser protagonista de tu día a día.