En esta ocasión les venimos a presentar una pequeña herramienta, que utilizamos para conformación de equipos hace mucho tiempos y que ayuda a la toma de decisiones, el Check-In.
El Check-In sirve para ante una reunión en la cual se deben tomar decisiones para la mejora continua tanto del equipo, diseños, productos u otros, confirmar la presencia intelectual de todos los involucrados en dicha toma de decisión y tambien tener un punto de vista sobre el estado de ánimo en esa reunión.
Decimos presencia intelectual pero, ¿a qué se refiere dicha presencia?. Si bien la presencia física de una persona es fácilmente comprobable solamente con la vista, la presencia de la mente de esa persona no la podemos percibir simplemente mirando: la persona puede estar presente físicamente pero su mente puede estar pensando en problemas personales, un viaje que hará u otra cosa.
El check-In ayuda a saber si esa persona se encuentra mentalmente en la reunión, y ayuda a la misma persona a ser consciente sobre las emociones que tiene.
La herramienta es muy sencilla y con pocas reglas que deben cumplirse en su totalidad:
- No comentar, criticar o cuestionar el check-in de ninguna persona.
- Hacerse cargo de la emoción (no culpar a otros).
- Sólo usar las 4 emociones.
- Explicar brevemente, si se quiere.
Como se usa
Antes de comenzar la reunión, cualquiera de los involucrados debe proponer realizar un check-in. Uno por uno comienza a comentar su estado de ánimo, pero solo usando cuatro emociones básicas:
Estoy…
- contento
- enojado
- triste
- asustado
Y por ultimo "presente"
Las emociones se pueden mezclar como uno considere. Ejemplos:
Estoy contento y asustado por que hoy rindo mi ultimo final y estoy presente.
Estoy contento y asustado y presente.
Estoy triste porque tengo un familiar enfermo, y estoy presente.
Estoy contento y presente.
A qué nos comprometemos al estar presente:
- Dar todos los aportes que creamos que son importantes.Tener coraje.
- Aceptar las opiniones de los demás.
- Escuchar y observar a los demás.
- Marcar apenas seamos conscientes de que alguien del equipo no esté presente o esté incumpliendo con su compromiso.
- Aceptar que la información emocional es valiosa.
- Defender las mejores ideas sin importar el origen.
- Ser consciente del tiempo que estamos hablando y del que estamos escuchando.
- Hacer un checkout si no estamos presentes.
En resumen, el check-in es una herramienta simple pero efectiva, que genera impacto a largo plazo cuando se utiliza continuamente. Requiere de coraje (y si, parece "raro" al principio), pero con el tiempo se transforma en una práctica habitual y bien recibida.
¡Probalo en tu equipo y comentanos cómo te resulta!